会議の参加者に何を伝えますか？

みなさん、こんにちは！
一皮むける仕事術！の山咲です。

今日、みなさんにお届けしたい
話はこちらです。
↓
会議の参加者に何を伝えますか？

もし、あなたが、
勤務先の自席。3日後の会議に向け
司会として、会議の流れを書き終わった。
ゲスト提案者Aさんの名前が目に入った。

「まあ、当日はAさんに
任せればいいな」と何もしなかった。

すると、会議でAさんが
説明すると参加者から
「それわかってんだけど」
「結局どういう意味なの？」
と質問責めで、Ａさんも青い顔。

そして、
Ａさんは手持ち時間を超過。
会議全体の時間延長。
参加者も緊張感がなくなり、
白けた感じに。

なんて状態なら、もったいない！
一皮むけていない可能性大です！

それが、
Aさんの名前が目に入ったので、
会議の背景、
全体の話の流れ、
ゲストに話していただきたいこと
想定される質問、
会議場所をリマインドでAさんに
メールした。

すると、
下記の件、承知いたしました。
ご連絡ありがとうございます。
の返事をいただいた。

さらに、私もAさんが
想定どおりに説明、回答
してもらえるので、
非常に司会しやすかった。

Aさんからも、
「いやー、今日やりやすかった！」と
感想をいただく。

ってなったら
よくないですか？

じつは、これって
カンタンなんです。

大事なことは
シナリオを伝えること
なんです。

今までの私は、
自分のことで精一杯で
参加者まで
見えていない状態でした。

でも、今回は、
会議の1ゴールのため
ゲストAさんにも
私の意図を伝えました。

すると、Aさんから
「事前情報いただき、助かります」と
感謝されました。

ゲストで参加する人は、
事前情報がないと
不安なんですよね。
だから、箇条書きでも背景を伝えると
大変喜んでいただきました。

では、どうしたら、
そんなことができるのかというと
ポイントは3つあります。

point
1 会議の1ゴールを共有する
2 相手の1ゴールを聞く。
3 会議のシナリオを書く。

皆さんも、シナリオを書くことで
会議の変化を楽しんで下さいね。
是非とも！

今日も一皮むけて、新しいジブンで

最高の今日を過ごしましょうね！

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